Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, kho, nhà xưởng

Hồ sơ hạch toán chi phí thuê văn phòng, kho, nhà xưởng

- Để có thể ghi nhận khoản chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng... là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, thì các bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ như sau:

+) Nếu thuê văn phòng của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng (nếu có) ...

+) Nếu thuê nhà của cá nhân:

* Nếu trên hợp đồng ghi "Cá nhân tự đi nộp thuế" thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.

* Nếu trên hợp đồng ghi "Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà" thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán. Chứng từ kê khai và nộp tiền thuế thay.

(Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)

Chú ý: Nếu giá trị thuê từ 20.000.000 trở lên:

- Nếu thuê của Công ty (Tức là có hóa đơn) -> Thì bắt buộc phải chuyển khoản nhé.

- Nếu thuê của Cá nhân (Tức là ko có hóa đơn) -> Thì không cần phải chuyển khoản cũng được.

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng, kho:

1. Hạch toán chi phí thuê văn phòng, kho, nhà xưởng nếu thanh toán trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...):

Nợ TK 331

Có 111, 112.

Chú ý: Nếu là khoản TRẢ TRƯỚC thì hạch toán như trên. (Mình có lấy ví dụ cụ thể ở phần cuối bài viết nhé)

2. Hạch toán chi phí thuê văn phòng, kho, nhà xưởng nếu thanh toán tiền thuê nhà hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn):

Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé)

Có TK : 331,111, 112:

3. Hạch toán chi phí thuê văn phòng, kho, nhà xưởng nếu thanh toán sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):

Ví dụ: Cty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.

- Hoặc Cty bạn thuê nhà của Cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán

- Hàng tháng hạch toán:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé)

Có TK : 335 (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)

Nợ TK 335

Có TK 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)

Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

4. Hạch toán chi phí thuê văn phòng, kho, nhà xưởng nếu thanh toán tiền thuê văn phòng, nhà trước nhiều kỳ:

Ví dụ: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:

Nợ TK 242: Tổng số tiền.

Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty)

Có TK: 331,111, 112:

- Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó:

(Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. Ví dụ: Thuê nhà cá nhân làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bộ phận bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 ...

Có TK 242:

Ví dụ: Ngày 1/1/2022 kế toán Đại Việt ký hợp đồng thuê nhà với Bà A (Cá nhân): Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 chưa bao gồm thuế, tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng làm việc cho bộ phận quản lý.

- Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà A: 10.000.000. (Như mình có giải thích bên trên đây là khoản thanh toán trước -> Không phải là đặt cọc).

-> Còn nếu là khoản đặt cọc thì các bạn hạch toán theo hướng dẫn tại đường link trên đầu bài viết nhé

- Đến ngày 5/1/2022 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000. (120tr - 10tr)

- Cùng ngày hôm đó Công ty kê khai và nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 13.633.332 (Trong đó gồm: Thuế môn bài = 300.000. Thuế GTGT 5% = 6.666.666. Thuế TNCN 5% = 6.666.666)

Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm từ 100tr trở xuống thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu trên 100tr/năm thì nộp 3 loại thuế trên.

Cách hạch toán tiền thuê nhà của cá nhân như sau:

Ngày 1/1/2022:

- Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)

Nợ TK 331: 10.000.000

Có TK 111: 10.000.000

Ngày 5/1/2022:

- Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà:

Nợ TK 331: 110.000.000

 Có TK: 111, 112: 110.000.000

- Dựa vào Chứng từ thanh toán:

Nợ TK 242: 120.000.000

 Có TK 331: 120.000.000

- Dựa vào Chứng từ nộp tiền thuế thay:

Nợ TK 242:13.633.332

Có TK 111, 112:13.633.332

Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

(Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96)

- Hàng tháng phân bổ vào chi phí:

Nợ TK 642: 11.136.111 (Mục đích thuê làm văn phòng "Quản lý")

Có TK 242: 11.136.111 (Gồm tiền thuê tài sản + Tiền thuế nộp thay)

Cho thuê lại văn phòng phải xuất hóa đơn tiền điện nước

Công văn số 58043/CT-TTHT ngày 20/8/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội:

Căn cứ các quy định trên, Cục thuế TP Hà Nội trả lời về mặt nguyên tắc như sau:

- Trường hợp Công ty TNHH môi giới bảo hiểm Toyota Tsusho Việt Nam ký hợp đồng thuê văn phòng với Công ty liên doanh Hải Thành- Kotobuki, theo trình bày tại công văn hỏi thì đơn vị dự định chuyển xuống thuê văn phòng cùng với Công ty TNHH Toyota Tsusho Việt Nam (là công ty sở hữu 40% vốn của Công ty TNHH môi giới bảo hiểm Toyota Tsusho Việt Nam) thì:

- Trường hợp theo thỏa thuận Công ty TNHH Toyota Tsusho Việt Nam là đơn vị trực tiếp ký hợp đồng và thanh toán tiền điện, nước, phòng họp và các chi phí khác cho nhà cung cấp, Công ty TNHH môi giới bảo hiểm Toyota Tsusho Việt Nam (Công ty) sử dụng chung điện, nước, văn phòng... với Công ty TNHH Toyota Tsusho Việt Nam thì khi Công ty thanh toán tiền cho Công ty TNHH Toyota Tsusho Việt Nam theo số lượng điện, nước tiêu thụ, chi phòng họp, chi phí khác, Công ty TNHH Toyota Tsusho Việt Nam phải lập hóa đơn, kê khai tính thuế GTGT theo quy định Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC nêu trên.

Trên đây là cách hạch toán chi phí thuê văn phòng: Hạch toán chi phí thuê nhà xưởng, kho; Cách hạch toán tiền thuê nhà cá nhân, tiền thuế nộp thay chủ nhà... chi tiết như: Thuê của Công ty, thuê của cá nhân, trả trước nhiều kỳ, trả hàng tháng, trả sau ...